Geschreven door de redactie van administratie-jobs.nl | April 2026 | 5 min leestijd
Samenvatting: Een correcte factuur is niet alleen professioneel, het is ook wettelijk verplicht. We leggen uit welke gegevens op je factuur moeten staan en geven tips om sneller betaald te krijgen.
Wat moet er op een factuur staan?
De Belastingdienst stelt eisen aan de inhoud van je facturen. Verplichte gegevens zijn: je eigen naam en adres, je btw-nummer, het KvK-nummer, een uniek en doorlopend factuurnummer, de factuurdatum, de naam en het adres van je klant, een duidelijke omschrijving van de geleverde dienst of het product, het bedrag exclusief btw, het btw-tarief en het btw-bedrag, en het totaalbedrag inclusief btw.
Tips om sneller betaald te krijgen
Late betalingen zijn een van de grootste frustraties van zzp’ers. Een paar praktische tips helpen enorm. Verstuur je factuur direct na oplevering, niet pas aan het einde van de maand. Gebruik een betaaltermijn van 14 dagen in plaats van 30, de meeste klanten betalen toch pas vlak voor de deadline. Voeg een directe betaallink toe aan je factuur zodat je klant met een klik kan betalen. Stuur een vriendelijke herinnering op de dag dat de termijn verloopt, veel klanten zijn het simpelweg vergeten.
Veelgemaakte factuurfouten
De meest voorkomende fout is een ontbrekend btw-nummer op de factuur. Dit kan problemen opleveren bij controle door de Belastingdienst. Andere veelgemaakte fouten: geen doorlopende nummering (je mag geen gaten in je factuurnummers hebben), het vergeten van de btw-specificatie en onduidelijke omschrijvingen van geleverde diensten. Neem ook altijd je betalingsgegevens op, inclusief IBAN, zodat je klant direct kan overmaken.
Offerte vs. factuur
Een offerte stuur je vooraf, een factuur achteraf. Toch behandelen veel zzp’ers ze als hetzelfde document. Een goede werkwijze: stuur altijd eerst een offerte met een duidelijke omschrijving van wat je gaat leveren, de prijs en de voorwaarden. Laat de klant de offerte goedkeuren (een e-mailbevestiging volstaat). Na oplevering maak je op basis van de goedgekeurde offerte de factuur. Zo voorkom je discussies over bedragen achteraf.
Facturatie automatiseren
Met een goed boekhoudpakket kun je je volledige facturatieproces automatiseren. Maak eenmalig een factuursjabloon aan met je bedrijfsgegevens en huisstijl. Bij elke nieuwe factuur hoef je alleen de klant, omschrijving en bedrag in te vullen. De btw-berekening, nummering en opmaak gaan automatisch. De meeste pakketten bieden ook automatische herinneringen bij verlopen betaaltermijnen en overzichten van openstaande facturen.
Facturen automatisch versturen?
Vergelijk boekhoudpakketten met slimme facturatie